Quy định về hợp đồng thử việc và thời gian thử việc theo luật lao động

Hợp đồng thử việc là sự thỏa thuận bằng văn bản giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm thử, quyền lợi cùng nghĩa vụ của hai bên trước khi ký kết hợp đồng chính thức. Theo Điều 24 đến Điều 27 của Bộ luật Lao động năm 2019, thời gian thử việc chỉ được áp dụng duy nhất 1 lần cho mỗi công việc và kéo dài tối đa từ 6 ngày làm việc đến 180 ngày tùy theo cấp bậc chuyên môn. Người lao động trong giai đoạn này được hưởng ít nhất 85% mức lương chính thức của công việc đó và có quyền chấm dứt thỏa thuận mà không cần báo trước hay bồi thường chi phí.

Hợp đồng thử việc và các hình thức giao kết hợp pháp hiện nay

Pháp luật lao động hiện hành cho phép doanh nghiệp và ứng viên lựa chọn ký kết một văn bản thử việc độc lập hoặc tích hợp điều khoản thử việc trực tiếp vào hợp đồng chính thức. Việc lựa chọn hình thức văn bản phụ thuộc vào quy trình quản trị nhân sự của từng công ty nhưng phải tuân thủ nghiêm ngặt phạm vi áp dụng tại Điều 24 Bộ luật Lao động 2019.

Trước khi bắt đầu công việc, hai bên cần thống nhất rõ hình thức ghi nhận thỏa thuận để tránh phát sinh tranh chấp về bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân. Dưới đây là 3 quy định cụ thể về hình thức giao kết và đối tượng miễn áp dụng thử việc mà doanh nghiệp cùng người lao động cần nắm rõ.

Giao kết văn bản hợp đồng thử việc tách rời

Ký kết hợp đồng thử việc độc lập là phương thức thiết lập một văn bản pháp lý riêng biệt, chỉ có hiệu lực gói gọn trong khoảng thời gian làm thử của ứng viên. Hình thức này giúp doanh nghiệp tách bạch giai đoạn đánh giá năng lực với giai đoạn làm việc chính thức mà không phát sinh nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động. Khi kết thúc thời hạn ghi trên văn bản này và ứng viên đạt yêu cầu, hai bên mới tiến hành soạn thảo và ký kết hợp đồng chính thức.

Thỏa thuận nội dung thử việc trực tiếp trong hợp đồng lao động

Ghi nhận điều khoản thử việc ngay trong hợp đồng chính thức là cách thức gộp chung giai đoạn làm thử và giai đoạn làm việc lâu dài vào cùng một văn bản duy nhất. Bạn sẽ thấy thỏa thuận trong HĐLĐ được trình bày thành một điều khoản riêng biệt ghi rõ số ngày thử việc và mức lương tương ứng trước khi chuyển sang mức lương chính thức. Nếu lựa chọn phương án lồng ghép này, người sử dụng lao động và người lao động phải tham gia đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, và bảo hiểm thất nghiệp ngay từ tháng đầu tiên làm việc.

Các trường hợp người lao động không phải áp dụng thử việc

Người lao động làm việc theo hợp đồng có thời hạn dưới 1 tháng thuộc đối tượng được miễn áp dụng chế độ thử việc dưới mọi hình thức. Quy định này bảo vệ quyền lợi cho các nhóm nhân sự thời vụ ngắn hạn như nhân viên phục vụ sự kiện, công nhân bốc xếp hàng hóa theo chuyến, hoặc cộng tác viên kiểm kê kho bãi. Doanh nghiệp cố tình yêu cầu nhân sự ký hợp đồng lao động dưới 1 tháng phải trải qua thời gian thử việc sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.

Nội dung bắt buộc cần có trong bản hợp đồng thử việc đúng chuẩn

Một bản hợp đồng thử việc hợp pháp bắt buộc phải thể hiện đầy đủ 7 nhóm nội dung cốt lõi quy định tại Khoản 2 Điều 24 và Khoản 1 Điều 21 của Bộ luật Lao động năm 2019. Văn bản thiếu sót các điều khoản trọng yếu này có thể bị cơ quan quản lý lao động tuyên bố vô hiệu từng phần hoặc toàn bộ khi xảy ra tranh chấp.

Để văn bản có giá trị pháp lý ràng buộc rõ ràng, các điều khoản cần được liệt kê chi tiết theo thứ tự ưu tiên từ thông tin định danh đến quyền lợi trực tiếp của các bên:

• Thông tin định danh của người sử dụng lao động và người lao động: Ghi chính xác tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, họ tên cùng chức danh người đại diện hợp pháp và thông tin căn cước công dân của ứng viên.
• Công việc và địa điểm làm việc: Mô tả cụ thể các đầu việc chuyên môn cần thực hiện trong thời gian làm thử và địa chỉ văn phòng, nhà máy, hoặc chi nhánh nơi nhân sự trực tiếp làm việc.
• Thời hạn của hợp đồng thử việc: Xác định rõ số ngày làm thử cụ thể kèm theo ngày bắt đầu và ngày kết thúc, tuyệt đối không vượt quá khung trần pháp luật cho phép.
• Mức lương, hình thức và kỳ hạn trả lương: Ghi rõ số tiền lương được nhận, các khoản phụ cấp xăng xe, ăn trưa, phương thức chuyển khoản hay tiền mặt và ngày thanh toán định kỳ hàng tháng.
• Thời giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơi: Quy định rõ số giờ làm việc trong ngày, số ngày làm việc trong tuần, thời gian nghỉ giữa ca và ngày nghỉ hàng tuần.
• Trang bị bảo hộ lao động cho người lao động: Liệt kê các thiết bị bảo vệ cá nhân như mũ bảo hộ, giày cách điện, hoặc găng tay chuyên dụng đối với các vị trí kỹ thuật, sản xuất.

Quy định về thời gian thử việc tối đa đối với từng vị trí công việc

Quy định về thời gian thử việc mới nhất tại Điều 25 Bộ luật Lao động 2019 giới hạn số ngày làm thử ở 4 khung mức trần: tối đa 180 ngày, 60 ngày, 30 ngày, và 6 ngày làm việc. Thời gian thử việc thực tế do hai bên tự do thương lượng dựa trên độ phức tạp của công việc nhưng chỉ thử việc 1 lần đối với một vị trí duy nhất trong doanh nghiệp.

Nhằm giúp bộ phận nhân sự và ứng viên đối chiếu nhanh chóng, bảng dưới đây tổng hợp chi tiết các mốc thời gian thử việc theo luật lao động tương ứng với từng nhóm chức danh và trình độ đào tạo:

Khi áp dụng bảng quy định thời gian thử việc trên vào thực tế, doanh nghiệp cần lưu ý cách tính ngày đối với từng nhóm đối tượng. Khung tối đa 180 ngày, 60 ngày và 30 ngày được tính theo ngày dương lịch liên tục, bao gồm cả ngày nghỉ cuối tuần và ngày lễ. Riêng mốc 6 ngày làm việc đối với lao động phổ thông chỉ đếm những ngày người lao động thực tế có mặt làm việc tại công ty, không tính các ngày nghỉ hàng tuần.

Quy định về mức tiền lương và chế độ bảo hiểm xã hội trong thời gian thử việc

Người lao động trong thời gian làm thử được đảm bảo mức thu nhập tối thiểu bằng 85% mức lương của công việc chính thức và được hưởng đầy đủ các tiêu chuẩn an toàn tại nơi làm việc. Tuy nhiên, nghĩa vụ trích nộp bảo hiểm xã hội và khấu trừ thuế thu nhập cá nhân sẽ có sự khác biệt lớn tùy thuộc vào loại văn bản mà hai bên đã ký kết ban đầu.

Việc nắm vững cách tính thu nhập và chế độ đãi ngộ giúp nhân sự mới tự bảo vệ quyền lợi tài chính chính đáng của mình. Hai phần nội dung dưới đây phân tích chi tiết công thức tính tiền lương và quy định về các loại bảo hiểm bắt buộc trong giai đoạn này.

Cách tính mức tiền lương tối thiểu trong những ngày thử việc

Khoản tiền trả cho nhân sự mới do hai bên thỏa thuận nhưng phải đạt ít nhất 85% mức lương chính thức của vị trí tuyển dụng đó theo Điều 26 Bộ luật Lao động 2019. Ví dụ, một vị trí chuyên viên kế toán có mức lương chính thức là 12.000.000 đồng mỗi tháng thì mức lương thử việc tối thiểu mà công ty phải chi trả là 10.200.000 đồng mỗi tháng. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể trả 90% hoặc 100% mức lương chính thức nếu ứng viên có kinh nghiệm thực chiến xuất sắc và đáp ứng tốt tiến độ công việc ngay từ tuần đầu tiên.

Về nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân, doanh nghiệp sẽ khấu trừ 10% tại nguồn trước khi chi trả nếu tổng mức thu nhập từ 2.000.000 đồng trở lên cho mỗi lần thanh toán đối với người ký hợp đồng thử việc rời. Người lao động có thể làm bản cam kết theo mẫu 08/CK-TNCN để tạm thời chưa bị khấu trừ 10% thuế nếu ước tính tổng thu nhập trong năm sau khi giảm trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế.

Nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội và quyền lợi an toàn lao động khi thử việc

Người lao động làm việc theo hợp đồng thử việc tách rời không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm y tế, và bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của Luật Bảo hiểm xã hội. Khoản tiền tương ứng với tỷ lệ đóng bảo hiểm của doanh nghiệp trong giai đoạn này cũng không bắt buộc phải cộng vào kỳ lương hàng tháng của nhân sự thử việc. Ngược lại, hai bên vẫn phải trích đóng bảo hiểm xã hội đầy đủ nếu nội dung thử việc được ghi chung vào hợp đồng lao động có thời hạn từ đủ 1 tháng trở lên.

Dù chưa tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, người lao động trong thời gian làm thử vẫn được bảo vệ toàn diện bởi các quy định của luật an toàn vệ sinh lao động ngay từ ngày đầu tiên nhận việc. Người sử dụng lao động có trách nhiệm huấn luyện quy trình vận hành máy móc an toàn, cấp phát thiết bị bảo hộ đạt chuẩn và chi trả toàn bộ chi phí y tế cùng tiền lương nếu nhân sự không may gặp tai nạn lao động tại nơi làm việc.

Quy trình xử lý khi kết thúc thời gian thử việc và quyền chấm dứt thỏa thuận

Khi kết thúc thời hạn thử việc theo thỏa thuận, người sử dụng lao động bắt buộc phải thông báo kết quả đánh giá bằng văn bản cho người lao động và tiến hành giao kết hợp đồng chính thức nếu đạt yêu cầu. Ngoài ra, pháp luật cũng trao quyền tự do chấm dứt thỏa thuận thử việc bất kỳ lúc nào cho cả hai phía mà không đặt ra rào cản về thời gian báo trước.

Quá trình chuyển tiếp từ thử việc sang chính thức hoặc dừng hợp tác cần được thực hiện đúng trình tự tại Điều 27 Bộ luật Lao động 2019 để tránh rủi ro pháp lý. Dưới đây là quy định cụ thể về nghĩa vụ thông báo kết quả và cơ chế hủy bỏ thỏa thuận trong giai đoạn làm thử.

Trách nhiệm thông báo kết quả của doanh nghiệp khi hết hạn thử việc

Người sử dụng lao động phải thông báo chính thức kết quả làm thử cho ứng viên biết ngay khi kết thúc thời gian thử việc đã ghi trên văn bản. Trường hợp người lao động đạt yêu cầu, công ty phải ký kết ngay hợp đồng lao động chính thức đối với trường hợp ban đầu giao kết hợp đồng thử việc rời, hoặc tiếp tục thực hiện hợp đồng lao động đã lồng ghép sẵn điều khoản thử việc. Nếu hết thời gian thử việc mà người lao động vẫn tiếp tục làm việc bình thường và công ty không có thông báo nào, pháp luật mặc nhiên công nhận người đó đã trở thành nhân viên chính thức.

Quyền hủy bỏ thỏa thuận thử việc không cần báo trước của hai bên

Trong suốt thời gian thử việc, mỗi bên đều có quyền hủy bỏ hợp đồng thử việc hoặc thỏa thuận thử việc đã ký mà không cần báo trước và không phải bồi thường. Quy định mở này tạo điều kiện cho ứng viên chủ động nghỉ việc ngay trong ngày nếu nhận thấy môi trường văn hóa, áp lực công việc, hoặc chế độ đãi ngộ không đúng như kỳ vọng. Về phía doanh nghiệp, người sử dụng lao động vẫn phải thanh toán đầy đủ 100% số tiền lương tương ứng với những ngày nhân sự đó đã thực tế làm việc tại công ty khi quyết định dừng thử việc sớm.

Giải đáp các vướng mắc thực tế thường gặp khi thực hiện quy định về thử việc

Quá trình áp dụng quy định thử việc tại các doanh nghiệp thường phát sinh nhiều tình huống tranh chấp liên quan đến việc kéo dài thời gian làm thử, chế độ nghỉ phép, và mức phạt vi phạm hành chính. Phần giải đáp dưới đây làm rõ 3 thắc mắc phổ biến nhất giúp người lao động và bộ phận nhân sự xử lý đúng luật định.

Công ty có được gia hạn hoặc yêu cầu thử việc lần 2 khi nhân sự chưa đạt yêu cầu không?

Doanh nghiệp tuyệt đối không được phép kéo dài thời gian thử việc hoặc yêu cầu thử việc lần thứ 2 đối với cùng một vị trí công việc. Khoản 1 Điều 25 Bộ luật Lao động 2019 khẳng định nguyên tắc chỉ thử việc 1 lần đối với một công việc. Nếu doanh nghiệp yêu cầu người lao động thử việc quá 1 lần hoặc kéo dài số ngày vượt quá mức trần luật định, đơn vị đó sẽ bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với cá nhân (từ 4.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với tổ chức) theo Khoản 2 Điều 10 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, đồng thời buộc phải trả đủ 100% tiền lương của công việc đó cho người lao động.

Thời gian làm việc theo hợp đồng thử việc có được tính ngày nghỉ phép năm không?

Thời gian thử việc được tính cộng dồn để hưởng ngày nghỉ phép năm nếu người lao động sau đó tiếp tục làm việc chính thức cho doanh nghiệp theo quy định tại Điều 65 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Trường hợp nhân sự chấm dứt thỏa thuận ngay trong giai đoạn thử việc hoặc không được nhận làm chính thức khi hết hạn làm thử, khoảng thời gian này sẽ không phát sinh ngày nghỉ phép năm có hưởng lương.

Người lao động nghỉ việc trong thời gian thử việc có phải đền bù chi phí đào tạo không?

Người lao động nghỉ việc trong thời gian làm thử không phải bồi thường bất kỳ khoản chi phí đào tạo hay phí tuyển dụng nào cho công ty theo Khoản 2 Điều 27 Bộ luật Lao động 2019. Mọi cam kết hoặc điều khoản yêu cầu ứng viên đóng tiền đặt cọc, giữ bằng cấp gốc, hoặc phạt tiền khi nghỉ việc giữa chừng trong hợp đồng thử việc đều trái pháp luật và hoàn toàn vô hiệu.

Lời kết

Việc nắm vững các quy định về hợp đồng thử việc, giới hạn thời gian tối đa theo từng cấp bậc chuyên môn cũng như mức lương tối thiểu 85% là cơ sở pháp lý vững chắc để người lao động và doanh nghiệp thiết lập mối quan hệ hợp tác minh bạch. Tuân thủ đúng quy định từ bước giao kết văn bản đến khâu thông báo kết quả giúp cả hai bên phòng ngừa triệt để các rủi ro tranh chấp và chế tài xử phạt hành chính không đáng có.

Nếu bạn đang tìm kiếm các mẫu văn bản chuẩn xác hoặc cần giải đáp chuyên sâu hơn về các vướng mắc pháp lý, hãy truy cập ngay vào Luật Trực Tuyến để tra cứu hệ thống văn bản pháp luật được cập nhật liên tục. Đừng quên theo dõi chuyên mục Lao động của chúng tôi để nắm bắt thêm nhiều kiến thức thực tiễn về tiền lương, bảo hiểm xã hội và quyền lợi hợp pháp của người lao động tại Việt Nam.