Nội quy lao động là văn bản pháp lý nội bộ do người sử dụng lao động ban hành, quy định các quy tắc xử sự, kỷ luật và trách nhiệm mà nhân sự phải tuân thủ tại nơi làm việc. Căn cứ từ Điều 118 đến Điều 121 Bộ luật Lao động 2019, mọi doanh nghiệp đều phải ban hành nội quy, và những đơn vị sử dụng từ 10 lao động phải bằng văn bản kèm theo thủ tục đăng ký tại cơ quan lao động cấp tỉnh. Bài viết dưới đây phân tích chi tiết 9 nhóm nội dung bắt buộc, hồ sơ đăng ký, thời điểm phát sinh hiệu lực và mức phạt hành chính để doanh nghiệp áp dụng đúng quy chuẩn pháp lý.
Nội quy lao động công ty là gì và trường hợp nào bắt buộc phải ban hành bằng văn bản?
Nội quy lao động công ty là bộ quy tắc quản trị nhân sự do doanh nghiệp thiết lập nhằm duy trì trật tự tại nơi làm việc và làm căn cứ pháp lý để xử lý kỷ luật. Theo khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, mọi người sử dụng lao động đều phải ban hành nội quy, và trường hợp sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy bắt buộc phải lập thành văn bản.
Quy định về nội quy lao động hiện nay đã thay đổi lớn so với giai đoạn áp dụng nội quy lao dong 2018 về trước. Trước đây, chỉ những đơn vị có từ 10 nhân sự trở lên mới phải xây dựng nội quy, còn hiện tại các quy định của luật lao động hiện hành yêu cầu mọi doanh nghiệp có sử dụng lao động đều phải ban hành bộ quy tắc này.
Doanh nghiệp được quyền tự quyết định hình thức ban hành bằng lời nói hoặc văn bản nếu sử dụng dưới 10 nhân sự như các cửa hàng bán lẻ, quán ăn nhỏ hoặc văn phòng đại diện. Tuy nhiên, việc lập thành văn bản ngay cả khi có dưới 10 người vẫn giúp chủ doanh nghiệp có đủ căn cứ pháp lý khi cần xử lý vi phạm hoặc yêu cầu bồi thường thiệt hại.
Khi soạn thảo văn bản này, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với những nơi đã thành lập công đoàn. Các điều khoản trong nội quy không được trái với quy định của pháp luật lao động và các thỏa ước đã ký trong hợp đồng lao động của từng nhân viên.
Những nội dung của nội quy lao động bắt buộc phải có theo quy định pháp luật
Nội dung của nội quy lao động phải bao gồm đầy đủ 9 nhóm vấn đề cốt lõi được quy định tại khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 và hướng dẫn chi tiết tại Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Việc thiếu sót bất kỳ nhóm nội dung nào cũng có thể khiến cơ quan chức năng từ chối tiếp nhận hồ sơ đăng ký hoặc yêu cầu doanh nghiệp phải sửa đổi, bổ sung.
Để giúp bộ phận nhân sự dễ dàng rà soát và soạn thảo chuẩn xác, 9 nhóm nội dung nội quy lao động này được chia thành 3 nhóm quy tắc vận hành trực tiếp dưới đây.
Quy định về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi và trật tự tại nơi làm việc
Nhóm quy định về thời gian và trật tự xác lập khung giờ làm việc bình thường, ca kíp, thời điểm nghỉ giải lao và quy tắc tác phong trong khuôn viên doanh nghiệp. Công ty cần ghi rõ số giờ làm việc trong 1 ngày, số ngày làm việc trong 1 tuần cùng số ngày nghỉ hàng năm, nghỉ lễ, nghỉ việc riêng như hiếu hỉ, ốm đau hoặc thai sản.
Về trật tự tại nơi làm việc, văn bản phải giới hạn cụ thể phạm vi đi lại, quy định về trang phục đồng phục, thẻ nhân viên và thái độ giao tiếp với khách hàng trong giờ hành chính. Các quy tắc này giúp bộ phận quản lý giám sát nhân sự minh bạch và hạn chế tối đa tình trạng đi muộn, về sớm hoặc làm việc riêng tại văn phòng.
Quy định về an toàn, vệ sinh lao động và phòng chống quấy rối tình dục tại công sở
Nhóm quy định về môi trường làm việc bắt buộc doanh nghiệp phải nêu rõ các tiêu chuẩn bảo hộ và quy trình phòng ngừa, xử lý hành vi quấy rối tình dục tại công sở. Người sử dụng lao động phải xây dựng nội quy atvslđ tích hợp trực tiếp vào văn bản chung để buộc nhân viên trang bị đầy đủ phương tiện bảo hộ cá nhân như mũ cứng, giày bảo hộ hoặc kính chắn bụi tại xưởng sản xuất.
Mọi tiêu chuẩn về vệ sinh công nghiệp, phòng cháy chữa cháy và khử khuẩn tại nhà máy phải bám sát các quy định của luật an toàn vệ sinh lao động nhằm ngăn ngừa tai nạn nghề nghiệp. Đối với vấn đề phòng chống quấy rối tình dục, văn bản phải liệt kê cụ thể các hành vi bị nghiêm cấm bằng lời nói, cử chỉ hoặc hình ảnh, kèm theo quy trình tiếp nhận tố cáo và bảo vệ nạn nhân.
Quy định về bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh và xử lý hành vi vi phạm kỷ luật
Nhóm quy định về bảo mật và chế tài là cơ sở pháp lý trực tiếp để doanh nghiệp bảo vệ tài sản trí tuệ, thu hồi thiệt hại vật chất và thi hành kỷ luật nhân viên. Công ty cần lập danh mục cụ thể các loại tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, dữ liệu khách hàng hoặc báo cáo tài chính thuộc phạm vi bảo mật tuyệt đối.
Song song đó, doanh nghiệp phải liệt kê chi tiết các hành vi vi phạm, mức độ thiệt hại và gắn liền với các hình thức kỷ luật lao động tương ứng như khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng, cách chức hoặc sa thải. Văn bản cũng cần chỉ rõ người có thẩm quyền xử lý kỷ luật và các trường hợp người lao động bị tạm đình chỉ công việc khi vụ việc có tình tiết phức tạp.
Thủ tục đăng ký nội quy lao động của công ty tại cơ quan chuyên môn gồm những bước nào
Thủ tục đăng ký nội quy lao động của công ty tại cơ quan quản lý nhà nước là bước bắt buộc đối với các đơn vị sử dụng từ 10 nhân sự trở lên theo Điều 119 Bộ luật Lao động 2019. Hồ sơ được nộp trực tiếp, qua bưu điện hoặc cổng dịch vụ công trực tuyến tới Sở Nội vụ cấp tỉnh hoặc Ban quản lý khu công nghiệp nơi doanh nghiệp đặt trụ sở (theo phân cấp thẩm quyền quản lý nhà nước về lao động hiện hành).
Quá trình chuẩn bị giấy tờ và theo dõi mốc thời gian giải quyết cần được thực hiện chính xác theo trình tự pháp lý để văn bản sớm có giá trị thi hành trên thực tế.
Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký nội quy tại cơ quan lao động
Hồ sơ đăng ký tại cơ quan lao động bao gồm 3 loại văn bản pháp lý bắt buộc được quy định tại Điều 120 Bộ luật Lao động 2019. Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ chữ ký của người đại diện theo pháp luật và con dấu trước khi nộp các tài liệu sau đây:
- Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động theo mẫu quy định của cơ quan quản lý lao động địa phương.
- Bản chính nội quy lao động của doanh nghiệp đã được người đại diện theo pháp luật ký tên và đóng dấu hợp lệ.
- Biên bản góp ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với những đơn vị đã thành lập công đoàn cơ sở.
- Các văn bản quy định của người sử dụng lao động có liên quan trực tiếp đến kỷ luật và trách nhiệm vật chất của nhân viên.
Thời hạn nộp hồ sơ, thời gian giải quyết và thời điểm văn bản phát sinh hiệu lực
Thời hạn nộp hồ sơ đăng ký là trong vòng 10 ngày kể từ ngày người sử dụng lao động ký quyết định ban hành nội quy lao động. Sau khi tiếp nhận, cơ quan chuyên môn sẽ rà soát tính hợp pháp của các điều khoản để phản hồi hoặc chấp thuận theo các mốc thời gian cụ thể trong bảng dưới đây.
| Giai đoạn thủ tục | Thời hạn quy định | Trách nhiệm thực hiện | Căn cứ pháp lý |
| Nộp hồ sơ đăng ký | Trong vòng 10 ngày từ ngày ban hành | Người sử dụng lao động | Khoản 1 Điều 119 BLLĐ 2019 |
| Thông báo sửa đổi nếu trái luật | Trong vòng 07 ngày làm việc từ ngày nhận | Cơ quan chuyên môn về lao động | Khoản 3 Điều 119 BLLĐ 2019 |
| Nội quy đã đăng ký có hiệu lực | Sau 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ | Tự động phát sinh hiệu lực pháp lý | Khoản 1 Điều 121 BLLĐ 2019 |
| Nội quy dưới 10 người có hiệu lực | Do người sử dụng lao động tự quyết định | Ghi trực tiếp trong văn bản nội quy | Khoản 2 Điều 121 BLLĐ 2019 |
Sau khi văn bản có hiệu lực, doanh nghiệp phải thông báo rộng rãi đến toàn bộ nhân viên và niêm yết bản chính tại những khu vực dễ quan sát như bảng tin công ty, sảnh lễ tân hoặc cửa xưởng sản xuất. Nếu doanh nghiệp có các chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc cơ sở sản xuất đặt tại nhiều tỉnh thành khác nhau thì phải gửi bản nội quy đã có hiệu lực đến cơ quan lao động tại những địa phương đó để theo dõi.
Mẫu nội quy lao động chuẩn cho doanh nghiệp và mức phạt khi vi phạm quy định ban hành
Mẫu nội quy lao động chuẩn cần trình bày theo bố cục văn bản quy phạm nội bộ gồm phần thông tin doanh nghiệp, căn cứ pháp lý, các chương quy định chi tiết 9 nội dung bắt buộc và điều khoản thi hành. Nếu doanh nghiệp không ban hành hoặc áp dụng nội quy khi chưa đăng ký hợp lệ thì sẽ bị xử phạt hành chính từ 1.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng tùy theo mức độ vi phạm tại Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
Cụ thể, mức phạt đối với cá nhân vi phạm từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng (đối với tổ chức là từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng) sẽ áp dụng nếu doanh nghiệp rơi vào một trong các lỗi: không có nội quy bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên, không đăng ký với cơ quan lao động, không tham khảo ý kiến công đoàn cơ sở, hoặc sử dụng nội quy đã hết hiệu lực để kỷ luật nhân viên. Ngoài ra, lỗi không thông báo nội quy đến toàn bộ người lao động hoặc không niêm yết tại nơi cần thiết cũng bị phạt từ 2.000.000 đồng đến 6.000.000 đồng đối với tổ chức.
Khi xây dựng mẫu nội quy áp dụng thực tế, doanh nghiệp nên trình bày thành các chương mục rõ ràng gồm: Chương I (Quy định chung), Chương II (Thời giờ làm việc và nghỉ ngơi), Chương III (Trật tự và an toàn vệ sinh tại nơi làm việc), Chương IV (Phòng chống quấy rối tình dục), Chương V (Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh), Chương VI (Hành vi vi phạm, hình thức kỷ luật và trách nhiệm vật chất) và Chương VII (Điều khoản thi hành).
Lời kết
Việc xây dựng, đăng ký và niêm yết nội quy lao động đúng trình tự tại Điều 118 đến Điều 121 Bộ luật Lao động 2019 là bước đệm pháp lý vững chắc giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình quản trị nhân sự. Một bản nội quy chi tiết, minh bạch vừa bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động, vừa giúp người sử dụng lao động phòng ngừa rủi ro tranh chấp khi xử lý kỷ luật hoặc yêu cầu bồi thường vật chất.
Nếu bạn đang cần tải biểu mẫu chuẩn hoặc giải đáp các vướng mắc pháp lý phát sinh trong quá trình vận hành doanh nghiệp, hãy truy cập ngay Luật Trực Tuyến để được đội ngũ chuyên gia hỗ trợ nhanh chóng. Đừng quên theo dõi thêm chuyên mục Lao động trên hệ thống của chúng tôi để cập nhật kịp thời các quy định mới nhất về tiền lương, bảo hiểm xã hội và giải quyết tranh chấp nhân sự.